9 sfaturi pentru o organizare super eficientă
Secolul vitezei nu ne lasă să stăm nicio clipă pe loc. Dacă o facem, cu siguranță vom pierde lucruri importante… sau cel puțin aceasta este impresia pe care o avem. Ne grăbim și nu știm exact unde, iar sarcinile ni se adună claie peste grămadă. Serviciul are responsabilitățile lui, timpul petrecut cu familia este prețios și necesitatea pentru un moment liber acordat propriei persoane imperioasă. Pentru a nu o lua complet razna, e nevoie de o organizare ca la carte. Și acesta este un aspect la care, din păcate, prea puțini oameni excelează. Eu am unele zile în care fac o mulțime de activități și altele în care nu sunt deloc productivă. Având multe planuri și proiecte pe cap anul acesta, nu mai pot da înapoi și trebuie să găsesc echilibrul perfect. Așa că, am făcut o “cercetare” despre formele de organizare cât mai bună și am descoperit câteva lucruri foarte interesante. Bineînțeles, nu am putut păstra informațiile doar pentru mine… le găsești și tu mai jos. Consideră articolul de față drept o introducere în conceptul time management, dacă vrei. 9 sfaturi pentru o organizare super eficientă 1. Pornește la “drum” cu un plan concret Trebuie să știi încotro te îndrepți dacă vrei să ajungi cu bine la destinație. Deci, înainte de orice, e important să îți setezi obiectivele mari și mici, care mai apoi se completează cu un program pus la punct. Pentru a-ți fi mai simplu, împarte timpul în calupuri, în funcție de ceea ce ai de făcut, calupuri pe care să le poți colora în mod diferit. Nici măcar nu e nevoie să ai abilități artistice, fiindcă există diverse aplicații de time management care îți sar imediat în ajutor. 2. Prioritizează-ți activitățile Nu poți face chiar tot ce îți dorești într-o singură zi, dar poți să faci tot ce contează. Ține cont de asta și planifică-ți munca în conformitate cu acest principiu de top management. Astfel, începe cu ceea ce este important și ți se pare mai complicat. Odată ce ai scăpat de activitățile de acest gen, continuă în ordinea semnificației până ce sfârșești întreaga listă… sau o parte cât mai mare din ea. Studiile spun că suntem cei mai productivi între orele 10-12 și 16-18. 3. Trezește-te mai devreme Un management strategic al timpului cuprinde o rutină care să îți intre în sistem și să fie motorul acțiunii. Prin urmare, e util să te trezești cu o oră înainte de a te apuca de muncă și ce mai ai de făcut. Alocă ora respectivă propriului sine. Nu citi mailuri, nici nu urmări noutățile de pe social media sau face mai știu eu ce activitate care îți poate accentua anxietatea. Bea cafeaua în liniște, meditează, fă o plimbare sau încurajează-te pentru a avea o zi în forță. 4. Oferă-ți recompense Cu toate că mor după ciocolată, după cum am recunoscut și în articolul Top 10 Motive Și Ocazii Pentru A Oferi Cadou O ChocoTelegramă, e indicat să se apeleze la ea ca recompensă mai mult în situațiile extreme… când te grăbești să duci ceva la bun sfârșit și ai impresia că soarta este împotriva ta. În rest, alege drept premiu timpul pentru a te ocupa de vreo pasiune de a ta. Eu mă voi orienta, de exemplu, spre seriale seara sau citit, pentru că am constatat că sunt modalitățile cele mai utile prin care mă pot relaxa în totalitate. 5. Curăță mediul în care stai sau lucrezi E mult mai dificil să te organizezi dacă e haos în jurul tău. Asta se întâmplă atât atunci când ne referim la biroul de la serviciu (sau cel improvizat acasă), cât și la locuință. Pe de o parte, în acest fel e imposibil să găsești rapid ce ai nevoie. Pe de altă parte, dezordinea îți va distrage atenția din minut în minut și se duce de râpă toată străduința ta de a te concentra. 6. Nu lăsa nimic să îți distragă atenția Cu cât întrerupi mai des efectuarea unei activități, cu atât îți va lua mai mult timp să revii la nivelul de concentrare de la început. Practic, e de la sine înțeles că va dura mult mai mult să faci ceea ce ți-ai propus. Închide modificările de pe telefon câtă vreme lucrezi, căci durează minim 10 minute pentru ca creierul tău să se întoarcă la taskul alocat și managementul are de suferit. Mesajele te vor aștepta cuminți până ce vei avea timp pentru ele. 7. Fă pauze cu regularitate Dacă lucrezi la calculator sau ai în față un ecran, în mod normal se spune că trebuie să îți relaxezi ochii 10 minute pe oră. Nu, acest element al listei nu intră în contradicție cu cel menționat anterior, deoarece nu dai fuga la telefon în pauză. Închide ochii pentru câteva clipe sau ieși puțin afară să iei o gură proaspătă de aer. Dă-le voie gândurilor tale să se limpezească în această perioadă, iar activitatea pe care o întreprindeai va fi de-a dreptul îmbunătățită. 8. Renunță la ceea ce este inutil sau nu îți face bine Crezi că tot ce ai trecut în planul zilei este cu adevărat important? Mai uită-te o dată cu mare atenție asupra lui și îți vei da seama că există acolo cel puțin câteva lucruri fără de care viața ta ar fi mult mai frumoasă. Elimină tot ceea ce nu îți aduce niciun beneficiu, fie el spiritual, material sau emoțional. Ca să îți faci o idee mai clară legată de acest aspect, achiziționează niște cărți de stres management de aici. 9. Valorifică fiecare secundă Ai impresia că cele 5 minute în care te-ai uitat pierdut la un video oarecare despre pisici nu fac nicio diferență în programul tău, nu-i așa? Te înșeli amarnic! Într-o singură zi, faci o grămadă de activități ce iau teoretic doar 5 minute. Marea problemă e că matematica funcționează și în cazul timpului… Iar această resursă este epuizabilă când o raportăm la viața noastră. Îți erau cunoscute sfaturile? Le pui în practică sau urmează? Ai făcut vreodată unul sau mai multe
Când burnout-ul devine mai mult decât o noțiune abstractă
În urmă cu o lună scriam articolul Când Ai Nevoie Să Spui Stop… Și Să Vezi Cum O Iei De La Capăt. Aveam o mie de gânduri în minte și nimic concret. Toate mi se învârteau în cap și simțeam nevoia de o pauză. Voiam să scap din cotidian, să fac ceva nou, să schimb lucruri din viața mea. Eram convinsă că ceva nu era în regulă, că nu eram eu în regulă, dar nu îmi puteam da seama exact din ce perspectivă. Am pus lucrurile pe seama epuizării legate de activitățile de zi cu zi. Credeam că mă aflu într-un moment definitoriu și că în curând voi afla care îmi este menirea sau ceva asemănător. N-am văzut semnele sau poate nu le-am recunoscut. Nu mi-am dat seama că am ajuns la burnout. Mi s-a părut mereu o noțiune fantezistă, un sindrom care se poate manifesta doar la persoanele cu multe afaceri și responsabilități. Mergeam pe principiul “mie nu mi se poate întâmpla”. Eu și burnout-ul – o poveste de coșmar Pur și simplu într-o zi am decis că nu mai are sens să mă implic în diverse proiecte care contau enorm pentru mine. Scrisul nu mai avea farmec, filmatul era un chin, voluntariatul devenise obositor și tot așa, pe rând, absolut tot ce făceam. Nici măcar cititul nu reușea să îmi țină captată atenția. Ciudat e însă faptul că mereu am considerat că burnout-ul înseamnă direct apatie, lipsa chefului de a face orice, chiar și a respira. Eu eram încântată de soare, entuziasmată să ies și să plutesc undeva pe un nor de fericire. Nu conta ce făceam atâta timp cât nu era treaba pe care o aveam în program. Efectiv nu mă mai cunoșteam pe mine însămi. De ce? Pentru că sunt de obicei o fire cerebrală, care nu lasă nimic să-i stea în cale atunci când are ceva de făcut. Zilele au trecut teribil de încet și am ajuns în stadiul în care doar serviciul mai era obligatoriu. Eram gata să îmi iau concediu o vreme, dar ideea asta mă înspăimânta cel mai tare: în acest fel, nu aș mai fi avut deloc ce să fac. Fiind hiperactivă, gândul respectiv mi-a provocat o panică greu de descris în cuvinte. Panica aceea m-a făcut să îmi pun întrebări serioase și să caut răspunsuri. Bineînțeles, am bifat cam toate căsuțele care descriu burnout-ul. Ce nu recomand Burnout-ul n-a apărut din senin. Au fost luni întregi în care i-am pregătit terenul. Am avut eu grijă să-l aduc cu fiecare zi tot mai aproape. Iată, prin urmare, ce m-a adus aici. 1. Motto-ul “somnul e supraestimat” Ajunsesem în punctul în care îmi repetam că somnul este supraestimat pe post de mantră. Dormeam maxim 6 ore pe noapte și în weekend mă trezeam epuizată abia la prânz. Evident că mă simțeam cumplit de vinovată, îmi făceam câteva mustrări de conștiință până la urmă și o luam de la capăt. Cercul vicios se strângea tot mai puternic în jurul meu. 2. Stresul pe post de mic dejun, prânz și cină Încă dinainte de a-mi începe ziua, trasam sarcini în minte și calculam până la ultima secundă ce aveam în plan. Mâncarea era opțională, stresul nu. Termenele de limită parcă nu se mai sfârșeau, iar eu cu greu mai reușeam să le țin piept. 3. Neglijarea propriei persoane “Hai să ieșim afară” îmi ziceau adesea prietenele. Stăteam puțin pe gânduri și le răspundeam apoi foarte sigură pe mine că probabil puteam cândva în săptămâna următoare. Somn pas, hrănit normal pas, socializare doar online, printre momente. Aveam în schimb ochi injectați de la atâta stat în fața ecranului, momente în care intram pe Facebook să fac o postare și mă fura peisajul în așa măsură încât uitam cu desăvârșire de postat, stare continuă de agitație și irascibilitate și lista merge înainte minim 2 zile. 4. Încercarea obsesivă de a le face pe toate Eu puteam orice, chiar și să fiu în 3 locuri diferite în același timp. Multitasking-ul era marea mea pasiune, cu care mă mândream de zici că era o cicatrice obținută în război. Chiar dacă mă mai lăsa inima să deleg sarcini, le verificam fără oprire. Nimeni nu se descurca cum o făceam eu. 5. Privitul doar într-un punct Sigur, e minunat să ai un țel spre care să tinzi. Un vis te ajută să îți menții focusul. Cu toate astea, trebuie să fii capabil și să privești la ce te înconjoară. Eu nu puteam sau nu știam cum. Conta doar viitorul, luminița aceea pe care numai eu o puteam vedea. Spre ce mă îndrept Martie e o lună frumoasă, dar eu mă bucur nespus că s-a terminat. Am fost cea mai urâtă versiune a mea în această perioadă. Și, cât mă gândeam la “vindecare”, am realizat că pauzele lungi, cu introspecții nesfârșite, nu funcționează pentru mine. Am nevoie de scopuri, de motive pentru care să lupt și cauze în care să cred. Pot reveni la normal doar reluându-mi activitățile. Diferența este că de această dată voi prioritiza. Voi căuta echilibrul dintre muncă și plăcere, dintre ceea ce vreau să devin și ce mă reprezintă în clipa prezentă. Lucrez puțin și la managementul timpului, las deoparte procastinarea și totul va fi bine. Nu se poate altfel. Iar acum, că m-am străduit să dau o formă haosului din mintea mea și am așternut pe mult iubita mea foaie virtuală aceste rânduri, mă simt deja mai bine. Mi-am dat seama că nu mă pot descoperi departe de blog, căci el de fapt face parte din mine. Nu va fi ușor, și poate mă voi mai confrunta cu pauze ocazionale de la scris, însă sunt aici ca să rămân. Ai grijă de tine, nu te epuiza. Salvează-ți întotdeauna câteva resurse de timp și energie, cât de mici, pentru tine. E vital pentru a te menține pe linia de plutire. Abonează-te pe blog și te voi ține la curent cu ce mai postez! Abonare